Suomen Sjögrenliitto ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Sjögrenliitto ry
Osoite: Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku
Puhelin: 040 150 3232
Sähköposti: toimisto@sjogrenliitto.fi
Yhteyshenkilö: Johanna Viitaniemi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Suomen Sjögrenliitto ry:n jäsenten, entisten jäsenten, yhdistyksen toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä yhdistyksen tiedotustoiminta ja seuranta sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Suomen Sjögrenliitto ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja.
Pakolliset tiedot:
– Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
– Rekisteröidyn lähiosoite
– Rekisteröidyn postinumero ja -toimipaikka
– Rekisteröidyn sähköpostiosoite
– Rekisteröidyn puhelinnumero
Vapaaehtoiset tiedot:
– Rekisteröidyn jäsennumero
– Rekisteröidyn syntymäaika
– Sukupuoli
– Liittymistapa, jolla rekisteröitynyt on liittynyt yhdistyksen jäseneksi
– Jäsenlaji, esimerkiksi varsinainen jäsen, kannatusjäsen, perhejäsen
– Muu rooli, esimerkiksi maksaja
– Mistä rekisteröity on saanut tiedon yhdistyksestä
– Taustatietoja, esimerkiksi aktiivitoiminta yhdistyksessä
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tarvittaessa henkilötietoja, esimerkiksi puhelinnumero, voidaan hakea numerotiedustelusta.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Sjögrenliitto ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toiminnan hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Profilointi
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja yhdistyksen markkinointiviestejä esimerkiksi iän ja asuinpaikan mukaan.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle yhdistyksen toiminnan kohdennettuun markkinointiin koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto[at]sjogrenliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Sjögrenliitto ry
Läntinen Pitkäkatu 33
20100 Turku
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.9.2023.